Guide du fundraising : Trouvez la bonne plateforme de collecte de dons pour votre association
On croit souvent à tort que les humains n’utilisent que 10 % de leur cerveau, alors qu’en réalité ce sont les associations à but non lucratif qui n’utilisent que 10 % de leurs outils digitaux ! En plus d’être coûteux et parfois inefficaces, le fait de disposer de les multiplier et de les utiliser bien en deçà de leurs capacités peut avoir un impact sur la planification des futures campagnes collectes en ligne, en créant de fausses hypothèses à partir des données produites par ces plateformes.
Si vous avez le sentiment que votre organisation à but non lucratif est aux prises avec ce problème, ne vous inquiétez pas, vous n’êtes pas seul. Nous savons qu’il est plus compliqué pour une association à but non lucratif d’obtenir un budget pour auditer ces outils digitaux que pour une entreprise privée. Ces audits ont donc tendance à être dé-priorisés et les budgets investis dans des actions plus opérationnelles pour collecter des fonds.
Alors, comment les organismes caritatifs peuvent-ils être sûrs de choisir les bons outils dédiés à la collecte de fonds en ligne et de les utiliser correctement ? L’une des étapes est le processus d’achat. Si ce dernier est déjà en place et qu’il est efficace, il aidera les organisations à trouver des solutions qui répondent à leurs besoins. Il permettra également d’optimiser la manière de travailler, de définir les bonnes priorités et de garantir une stratégie efficace dès les premiers jours de sa mise en place.
Lorsqu’il s’agit de plateformes de dons, tous les choix que vous ferez ne mèneront pas au même résultat. Voici notre guide de contrôle pour la collecte de fonds, avec quelques conseils et astuces rapides pour vous aider dans votre démarche :
- Listez ce que votre plateforme de collecte de fonds doit faire
- Déterminez qui va utiliser le produit
- Déterminez qui va réellement utiliser le produit
- Résumez vos besoins!
- Créez un système de notation
- Regardez ce que font les autres associations du secteur
- Prenez votre décision.
1. Listez ce que votre plateforme de collecte de fonds doit faire
Cela semble simple, mais c’est absolument primordial. Vous avez peut-être déjà fait l’expérience de ces projets auxquels on ajoute de nombreux sous-projets et tâches, au point qu’ils dévient complètement de leur objectif initial.
Il est important, lorsque vous êtes à la recherche de votre nouvelle plateforme de collecte de dons en ligne, de commencer par une liste claire et précise (même écrite ou épinglée au mur) de ce dont vous avez besoin. Une fois cela fait, le projet ne doit plus être amendé. Si cela arrive, la demande doit être là aussi très précise et illustrée par des exemples concrets.
En somme, vous pouvez bien sûr faire preuve de souplesse, mais chaque modification du projet initial doit être justifiée, afin d’éviter que chacun ne demande des fonctionnalités qui ne seront utilisées que 3 fois en 15 ans.
2. Déterminez qui va utiliser le produit
Une fois que vous avez trouvé la plateforme de collecte de dons que vous recherchez, vous devez dresser la liste de ses futurs utilisateurs. Vérifiez ensuite avec eux que la solution choisie répond à leurs besoins.
3. Déterminez qui va réellement utiliser le produit
À partir de votre liste d’utilisateurs faite lors de l’étape précédente, vous devez maintenant ré-examinerr les équipes ou les services qui vont réellement utiliser le produit. Cela demande un peu de pragmatisme, mais c’est une étape nécessaire. Seules les personnes qui vont réellement utiliser la solution doivent être considérées, sinon vous vous retrouverez avec une liste de cas d’utilisation si vaste que vous risquez de réduire les exigences clés que vous avez définies à la première étape.
Une façon simple de procéder est d’attribuer un score à chaque utilisation de la plateforme et par utilisateur. Dans le cas d’une plateforme de collecte de dons, il peut s’agir d’un collaborateur qui suivrait les montants collectés et le nombre de donateurs. Une fois que vous avez fait cela, priorisez les usages et triez les des plus importants à ceux mineurs, puis éliminez ceux qui sont plus insignifiants. Enfin, vous pourrez constituer un groupe de parties prenantes à la décision en pondérant l’avis des collaborateurs si leur utilisation de cette plateforme est plus stratégique qu’une autre.
4. Résumez vos besoins
À ce stade, vous pouvez rédiger un court résumé de vos besoins et des fonctionnalités clés que votre future solution doit posséder. Toutes les organisations peuvent, et même devraient, le faire, peu importe leur taille. En effet, ne pensez pas que seules les grandes organisations peuvent se permettre d’être exigeantes.
Ce résumé doit se découper en quatre parties :
- La vue d’ensemble de votre mission et des objectifs organisationnels que la plateforme contribuera à réaliser.
- Les fonctionnalités dont la plateforme doit disposer (les must haves)
- Les fonctionnalités complémentaires (Nice to haves : ce sont les éléments qui seraient “un plus” mais non rédhibitoires sur le choix final de la solution)
- Aidez-nous à comprendre vos besoins (Si vous contextualisez votre besoin, vos fournisseurs pourront mieux y répondre. Ils pourront même vous suggérer d’autres usages et fonctionnalités qui vous aideront à atteindre vos objectifs.. C’est un excellent moyen de vous assurer que vous tirez le meilleur parti des produits dès le premier jour et que vous travaillez avec des partenaires innovants, mais qui vous aideront également dans la réalisation de votre mission).
Faites en sorte que cette présentation soit aussi brève que possible. Évite de faire le travail à la place des fournisseurs ou de poser des questions suggestives. Cela produira des réponses plus créatives et donnera une représentation plus fidèle de leur potentiel.
5. Créez un système de notation
Les budgets de votre organisation à but non lucratif attribués aux outils et solutions digitales, sont autant d’argent qui ne sera pas utilisé pour la cause directement. C’est pourquoi vous devez être prudent lorsque vous utilisez ces budgets et être absolument sûr de la pertinence du projet. De la même manière, vous devez être prêt à défendre ces budgets devant votre conseil d’administration. La meilleure façon de procéder est d’établir un barème de notation, avec des critères fixes, que vous pourrez appliquer pour chacun de vos choix de fournisseurs. Définissez 5 ou 6 critères clairs que tous les participants au choix de la plateforme comprendront et attribuez-leur une note sur 50. Ci-dessous un exemple :
- Le fournisseur a tenu compte du brief (10 points)
- La solution répond à tous les besoins listés lors de l’étape 4 (10 points)
- Le fournisseur s’engage à respecter un certain niveau de service et accepte de suivre vos process internes (10 points)
- L’entreprise du fournisseur est stable et a déjà des clients (financièrement notamment) (10 points)
- Le coût de la solution (5 points)
- Le fournisseur assure un suivi tout au long de votre utilisation de sa solution, avec un contact dédié ou un service de ticketing par exemple (5 points)
Les deux derniers critères ont moins de points attribués car ils sont moins importants. Si la solution coûte plus cher que le budget que vous avez, elle sera automatiquement exclue de la course. À l’inverse, si elle coûte moins cher, cela vous permettra de ré-attribuer ce budget à d’autres projets.
Quant à l’account management, il s’agit d’un critère subjectif et qui changera en fonction des personnes. Il évoluera donc au gré des changements de poste et remplacement de collaborateurs. C’est pourquoi, nous vous recommandons de minorer son importance par rapport aux 3 premiers listés.
6. Regardez ce que font les autres associations du secteur
Aujourd’hui vous n’avez peut-être pas de façon définie quant à la recherche de solution, peut-être que vous avez déjà des noms de solution en tête ou peut-être que vous utilisez Google et cliquez sur tous les liens jusqu’à la 10ème page de résultats. Sachez qu’il existe une autre manière de chercher très efficace : allez voir les solutions qu’utilisent les autres acteurs de votre segment. Si elles ne sont pas affichées, contactez quelqu’un de cette organisation, via linkedIn par exemple pour lui demander. Souvent, et d’autant plus dans le secteur caritatif, les fundraisers sont heureux de pouvoir parler à des homologues et de pouvoir partager leurs conseils et best practices.
7. Prenez votre décision
Si vous suivez toutes les étapes listées ci-dessous alors le choix de la solution idéeale pour votre entreprise sera simple. Faites-vous confiance !
Notez que le digital et les acteurs du digital évoluent très rapidement. Les résultats de votre collecte en ligne resteront les mêmes si vous êtes trop prudets et refractaire au changement.
Lancez-vous, essayez de nouvelles idées de campagnes, créez des pages de collecte de dond avant les fêtes de fin d’année, et voyez les dons affluerr !
Nous avons créer ce guide pour vous permettre d’utiliser au mieux votre expertise, ainsi que pour vous permettre de prendre des décisions pertinentes et éclairées. Enfin, nous espérons que grâce à nos conseils, vous serez en mesure de choisir les bons outils, qui vous aideront à collecter plus pour votre cause ! (et non un outil qui est censé satisfaire 15 personnes différents et que personne n’utilisera in fine 
).
Pour plus d’informations sur les outils de collecte de fonds d’iRaiser, contactez-nous dès aujourd’hui !
