Retrouvez nos conseils pour lancer votre événement de collecte de dons.
Les événements sont un excellent moyen d’engager le dialogue avec vos supporters, d’en acquérir de nouveaux, de les sensibiliser à votre cause et de donner un coup de pouce supplémentaire aux résultats de votre collecte de fonds !
Nous savons tous que l’organisation d’un événement de fundraising, qu’il soit physique ou virtuel, demande beaucoup de planification et des heures de travail. Donc, si vous vous êtes déjà demandé par où commencer, vous êtes au bon endroit.
Dans cet article, nous vous partageons les 5 étapes fondamentales pour planifier tout type d’événement caritatif, quelle que soit la taille de votre association, et pour le rendre mémorable pour vous et vos supporters.
Ce que vous trouverez :
- Définir un but, un objectif, un budget et une cible.
- Planifiez, planifiez, planifiez !
- 3, 2, 1… C’est l’heure de la promotion !
- N’oubliez pas de vous entraîner avant de monter sur scène.
- Merci !
Définissez votre but, votre objectif, votre budget et votre cible
Tout d’abord, déterminez avec votre équipe l’objectif de votre événement caritatif. Voulez-vous collecter des fonds pour votre cause ? Faire connaître votre mission et développer votre réseau, ou collecter des dons en nature ? En fonction de l’objectif, vous n’organiserez pas le même événement. C’est pourquoi il faut préciser dès le départ ce que vous souhaitez réaliser.
Prenons par exemple un événement de friend-raising. Dans ce cas, le but premier de votre événement est de faire connaître votre organisation et d’acquérir de nouveaux supporters. Dans cette optique, vous devez mobiliser votre cercle proche et tout votre réseau, en invitant les personnes de leur entourage susceptibles d’être intéressées par votre cause.
L’objectif est ici de sensibiliser à un problème, de parler de ce que votre organisation à but non lucratif fait pour s’y attaquer et des résultats de vos projets. Tout cela sans espérer récolter beaucoup d’argent pendant l’événement, mais en gagnant quelque chose qui peut être encore plus précieux : une base de nouveaux sympathisants.
Nous savons ce que vous pensez : « Si je ne récolte pas d’argent lors de cet événement, comment puis-je rentrer dans mes frais et couvrir les coûts ? ». Compter sur le soutien d’un ou plusieurs sponsors peut vous aider à y parvenir ! Demandez l’aide d’entrepreneurs ou d’entreprises locales qui pourraient être intéressés et soutenir votre événement.
Si vous envisagez plutôt d’organiser un événement de fundraising, vous devez absolument commencer par ces 4 points :
- Fixez un objectif financier : combien d’argent votre association doit-elle collecter pour soutenir un projet spécifique ? Ajoutez à cela TOUTES les dépenses que vous aurez à faire pour organiser votre événement. N’oubliez pas de fixer des objectifs réalistes. Toutes les organisations à but non lucratif aimeraient collecter des millions pour leur cause, mais votre base de donateurs est-elle capable d’atteindre ces chiffres ?
- Fixez un budget : Pensez à tous les détails : les coûts du lieu, la nourriture, des sponsors et même du matériel marketing tel que des goodies. Prenez en compte tout ce qui pourrait impacter votre budget. Vous devez noter tout cela et l’intégrer dans votre planning financier.
Tout en réfléchissant au budget, pensez à rechercher des sponsors qui pourraient couvrir certains coûts (restauration, emplacement, matériel marketing, etc.). N’ayez pas peur de demander un parrainage, vous serez étonné de voir combien d’entreprises sont prêtes à vous aider. Et l’obtention de l’aide financière d’un sponsor, vous permettra de mettre en place de nouvelles idées qui n’entraient pas dans votre budget avant..
- Identifiez votre public cible : Demandez-vous qui vous voulez atteindre. Le choix du public influencera le type d’événement lui-même, mais aussi la manière dont vous vous adresserez à votre cible et les canaux que vous utiliserez. Tout le monde aimerait organiser un événement de fundraising et toucher le plus grand nombre de personnes possible, en attirant des donateurs de tous âges et de tous types… le scénario parfait. Mais, la plupart du temps, ce n’est tout simplement pas possible.
- Choisissez le bon type d’événement : Si vous envisagez de toucher un public plus jeune, il est préférable d’éviter les événements statiques tels que les galas ou les dîners avec vente aux enchères. Envisagez plutôt un concert caritatif avec vente de billets, un happy hour ou un événement sportif avec frais d’inscription, quelque chose qui peut susciter leur intérêt et les impliquer.
Pour communiquer sur l’événement, utilisez les réseaux sociaux et les contenus vidéos plutôt que les mailings directs et les invitations papier. Vous atteindrez certainement un public plus large et plus jeune en procédant ainsi !
Cela dit, vous ne devez pas oublier votre base de donateurs. Si les Millennials, les Gen X et les Gen Z ne font pas encore partie de votre base de donateurs, il est préférable d’éviter les réseaux sociaux comme principal canal de communication. Réfléchissez à un moyen plus approprié de les mobiliser.
Dans tous les cas, gardez à l’esprit que votre public cible devra avoir une idée claire de l’usage qui sera fait de son argent, de son temps et de sa participation. C’est sur cette base qu’il pourra décider de participer ou non au projet.
Planifiez, planifiez, planifiez !
Nous sommes tous passés par là… Nous avons sous-estimé l’importance de la planification, et nous nous retrouvons à faire les choses à la dernière minute, en espérant qu’il n’y aura pas de problèmes. Inutile de dire que cela peut arriver lors de l’organisation d’un événement.
Croyez-nous, en planifiant votre événement de fundraising à l’avance, non seulement vous serez en mesure de le rendre mémorable à la fois pour vos supporters et pour votre organisme à but non lucratif, mais vous serez également mieux préparé si des imprévus soudains se présentent.
Une autre raison pour laquelle la planification à l’avance est essentielle, surtout si vous êtes une petite organisation, est que vous n’avez peut-être pas de ressources dédiées qui s’occuperont de la planification et de la gestion de l’événement. Les membres de votre équipe doivent très probablement poursuivre leur travail habituel de collecte de dons et devront avoir une idée claire de leurs tâches et de la manière de gérer leur temps.
Voici quelques points à garder à l’esprit lors de la planification des piliers de votre événement caritatif (budget, objectif, cibles etc…) :
Les ressources
- Réfléchissez au nombre de personnes de votre équipe qui seront mobilisées et attribuez un rôle spécifique à chacune d’entre elles en fonction de ses compétences. Choisissez un chef d’équipe qui sera chargé de tout gérer, de s’assurer que chacun connaît ses tâches et de vérifier que tous les délais sont respectés.
- Pensez à impliquer vos sympathisants dans l’équipe d’organisation et pendant votre événement. Ils seront ravis de vous aider à créer un engouement autour de l’événement, mais aussi à assurer la logistique avant et pendant le grand jour. Vous aurez également besoin d’un ou plusieurs membres de l’équipe pour gérer les volontaires, les diriger et organiser leurs missions ; une personne qui sera leur référent en cas de questions ou de problèmes.
L’installation
- Notez tous les détails concernant l’organisation de l’événement. S’agira-t-il d’un événement physique ou digital ? Quelle sera la durée de l’événement ? Évaluez le coût de la location du lieu et si vous servirez de la nourriture, etc.
- Réservez, sécurisez et planifiez à l’avance vos principaux besoins – lieu, nourriture, divertissement et intervenants – avant de promouvoir l’événement auprès du public. Vous ne voulez pas avoir à organiser à nouveau votre événement à partir de zéro parce que vous avez manqué ce lieu extraordinaire, n’est-ce pas ? Plus encore, vous ne voudrez pas communiquer ce changement à votre public. Vos sympathisants et participants doivent savoir quand, où et comment l’événement sera organisé avant de s’inscrire, tout simplement parce que cette information pourrait influencer leur décision de participer.
La communication
- Élaborez une stratégie de promotion. Vous pouvez créer un calendrier, cela vous aidera à assurer le suivi des visuels et matériaux à produire, qui s’occupera des graphismes, du contenu et du lancement. De plus, vous connaîtrez le calendrier de chacun de ces éléments.
- Différenciez les canaux que vous utiliserez pour promouvoir votre événement caritatif, mais harmonisez vos messages – vos messages sur les réseaux sociaux, vos envois de courriers postaux, vos campagnes d’e-mailing et votre page web doivent avoir le même ton, la même apparence. Faites en sorte que vos supporters se plongent dans un espace personnalisé, créé spécifiquement pour votre événement de fundraising.
- N’oubliez pas de fournir à vos sponsors tous les visuels, matériels et contenus nécessaires pour communiquer avec le même ton. Préparez un dossier de communication pour eux, cela sera plus simple pour eux et pour vous également.
La partie la plus importante de l’organisation d’un événement se résume donc à ce point : la planification. Prenez-en note et commencez à l’avance.
3, 2, 1… C’est l’heure de la promotion.
Il est maintenant temps de promouvoir ce que vous avez prévu dans les moindres détails. Gardez à l’esprit que vous pouvez avoir la meilleure idée pour votre événement, mais que si personne ne le sait, personne n’y assistera. Donnez-vous le temps de promouvoir correctement votre événement.
N’oubliez pas de vous en tenir au public cible que vous avez sélectionné lors de la phase de brainstorming et d’élaboration de la stratégie. Votre message et vos créations (ainsi que les canaux choisis) seront conçus sur mesure pour ces supporters.
Envoyez des invitations ou des cartes « Save The Date » plusieurs mois à l’avance, afin d’enthousiasmer votre public. Pour faire suite à ce que nous avons dit précédemment, il est important de communiquer dès le départ la date, l’heure, le lieu et l’objectif de votre événement de collecte de dons en ligne. Ainsi, vos sympathisants auront le temps de décider de leur présence et de bloquer leurs agendas à temps.
Dans les communications suivantes, vous devrez convaincre votre public qu’ils doivent assister à votre événement et qu’ils doivent faire un don pour soutenir votre cause. Créez le buzz nécessaire avant l’événement pour maintenir l’attention et faire durer la conversation (lisez notre guide sur la façon de promouvoir votre événement de collecte sur les réseaux sociaux).
Vos sponsors, bénévoles et sympathisants vous aideront à promouvoir votre événement. Ils vous serviront de caisse de résonance, votre meilleure chance de susciter l’enthousiasme de leur réseau, d’attirer plus d’abonnés à votre événement et plus de personnes susceptibles de soutenir votre cause.
💡Conseil iRaiser : Faites participer vos supporters, leurs amis et leur famille à la promotion de votre événement caritatif avec une campagne Peer-to-Peer, et boostez l’engagement ! Qu’il s’agisse d’un défi sportif, d’un concours de cuisine ou d’une soirée de jeux, quel que soit l’événement, avec la bonne plateforme, vous pouvez fournir à vos supporters un outil facile pour participer et impliquer leur réseau.
Par exemple, un organisme à but non lucratif qui travaille avec des chiens pourrait penser à organiser un petit marathon pour ses donateurs avec leurs animaux de compagnie.
En donnant aux donateurs la possibilité de devenir des ambassadeurs et des collecteurs de fonds, et en leur permettant de lancer leur page personnelle de collecte de fonds, l’organisation caritative augmenterait sa portée et ses résultats.
N’oubliez pas de vous entraîner avant de monter sur scène
Votre événement approche à grands pas et vous devez maintenant penser aux répétitions. Organisez une journée d’entraînement avec tous ceux qui seront impliqués dans la journée. Ce sera certainement bénéfique pour votre équipe et vos bénévoles d’avoir un aperçu de l’événement en amont.
Profitez-en pour vérifier le lieu, pour voir s’il y a des problèmes. Les micros et écrans fonctionnent-ils ? Les indications pour se rendre au lieu de l’événement sont-elles claires ? La réception et les files d’attente pour les repas se dérouleront-elles sans problème ?
Vous devez penser à chaque détail et passer en revue chaque étape de l’événement, pour que la journée soit réussie et sans accroc.
Assurez-vous que vos bénévoles et votre personnel connaissent leur rôle et leurs tâches à tout moment, et pensez à un plan B en cas d’absences imprévues.
La pratique est essentielle pour créer un environnement sans stress, et comme nous ne pouvons pas tout prévoir, le fait d’avoir déjà organisé la plupart des étapes à l’avance vous aidera à résoudre plus facilement les problèmes soudains.
Merci !
Enfin, n’oubliez jamais de dire merci.
Vos donateurs, vos sponsors, vos collègues, vos bénévoles… Tous ceux qui ont été impliqués doivent être remerciés ! Faites en sorte qu’ils sachent qu’ils sont appréciés, cela vous aidera à les engager de nouveau lors d’un prochain événement.
Envoyez des e-mails de suivi et, si vous le pouvez, une petite récompense matérielle à ceux qui ont participé. N’oubliez pas d’envoyer le premier e-mail au plus tard deux jours après le grand jour : ajoutez les succès de l’événement, les résultats et les réalisations obtenus avec leur aide.
Profitez de cette occasion pour transformer vos participants en donateurs récurrents, en ajoutant également un appel à continuer à soutenir votre mission. Vous avez certainement fait un travail remarquable pendant l’événement, et vous avez inspiré vos supporters. Entretenez ce sentiment en envoyant un courriel de remerciement efficace, et soyez assuré que beaucoup voudront faire partie de votre communauté et agir.
Pendant la phase d’inscription, n’oubliez pas de demander des inscriptions à votre liste de diffusion. Comme cela, vous serez en mesure d’envoyer non seulement l’e-mail de remerciement, mais aussi d’autres communications autour de la cause de votre association. Tenez votre public informé de votre mission et de ce que leur aide a signifié et valu pour vos bénéficiaires au cours des semaines suivantes.
Grâce à ces 5 points, vous avez maintenant une idée de la façon de commencer l’organisation de votre événement caritatif.
Votre événement doit être un bon retour sur investissement pour votre temps et vos efforts, donc si vous le planifiez bien à l’avance et tenez compte de votre objectif de collecte de dons et de votre budget, vous le rendrez certainement mémorable.
Et si vous cherchez de l’inspiration pour vos idées d’événements caritatifs, n’oubliez pas de consulter notre blog, où vous trouverez de nombreuses sources d’inspiration. Nous publions constamment de nouveaux articles, des études de cas et d’autres contenus contenant des conseils et des bonnes pratiques en matière de collecte de fonds. Vous ne voulez pas les manquer !
